Zawierasz umowę? – uważaj na formę!

Trafiło Ci się świetne zlecenie, więc potrzebujesz szybko zawrzeć umowę. Dostajesz od kontrahenta na maila wzór, który drukujesz, podpisujesz i odsyłasz skan. Kontrahent robi to samo. Jesteś dumny_a z siebie, że masz porządek w papierach i możesz przystąpić do pracy 😊

Czyżby?

STOP!

Jeżeli myślisz, że skutecznie zawarłe_aś umowę w formie pisemnej, to jesteś w błędzie!

Samo wymienienie się skanami umowy nie stanowi formy pisemnej.

Jak skutecznie zawrzeć umowę w formie pisemnej?

Mamy tutaj kilka opcji, w tym nowoczesnego pomocnika w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego 😊 Taki podpis bardzo łatwo sobie zorganizować ale nie będę się o tym tutaj rozpisywać, to materiał na inny wpis.

Wracając do opcji zawarcia umowy w formie pisemnej, możemy wykorzystać poniższe sposoby:

1) wymienienie się podpisanymi odręcznie egzemplarzami umowy – czyli każda ze stron drukuje i podpisuje jeden egzemplarz umowy i przesyła go drugiej stronie. Ten sposób jest szybszy niż wydrukowanie dwóch egzemplarzy przez jedną osobę, wysłanie drugiej a następnie czekanie na otrzymanie z powrotem podpisanego egzemplarza. Pamiętaj, że do skutecznego zawarcia umowy wystarczające jest wymienienie się podpisanymi egzemplarzami – nie są potrzebne 2 podpisy na jednym egzemplarzu umowy

2) zawarcie umowy za pomocą kwalifikowanych podpisów elektronicznych – to zdecydowanie najszybsza opcja, którą polecam. Do przemyślenia, czy przy Twojej skali działalności (a konkretnie ilości składanych podpisów) warto zainwestować w podpis elektroniczny

3) można też połączyć powyższe opcje w ten sposób, że jedna strona przesyła drugiej egzemplarz umowy podpisany tradycyjnie, a druga strona z kolei przesyła mailem umowę z podpisem kwalifikowanym – i to też jest okej.

Po co nam właściwie ta forma pisemna?

Na koniec zastanówmy się, kiedy należy dopilnować, aby umowa została zawarta w formie pisemnej? Przy większości umów nie jest to konieczne – umowę można zawrzeć mailem, a nawet ustnie. Są jednak takie umowy, przy których dochowanie formy pisemnej jest wymagane pod rygorem nieważności. Jakie są to umowy? Poniżej kilka przykładów:

1)      umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych – często jest ona zawierana razem z umową o dzieło. Przykładowo umowa o dzieło polegająca na stworzeniu grafik dla Twojej działalności. Jeżeli zależy Ci na tym, aby autorskie prawa majątkowe do stworzonych grafik zostały na Ciebie przeniesione (a powinno Ci na tym zależeć 😉), to koniecznie dopilnuj, aby umowa została zawarta w formie pisemnej

2)      umowa licencji wyłącznej – tu analogiczna sytuacja jak powyżej. Ciekawostka – licencja niewyłączna nie wymaga formy pisemnej

3)      poza sytuacjami, gdy ustawa wymaga pisemnej, bardzo często decyduje o tym… sama umowa (np. „zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”). Wtedy przy aneksach/zmianach skany mogą nie wystarczyć.

Jeśli chcesz mieć pewność, że umowy, które zawierasz, mają właściwą formę – odezwij się do mnie 😊

Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.